Hier erfährst du, welche Personendaten Hostplex für Website, Anfragen und die Geschäftsbeziehung bearbeitet. Die Erklärung bildet den heutigen Betrieb ab und benennt den aktuellen Stand der KI-Nutzung.
Wer verantwortlich ist
Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebenen eigenen Datenbearbeitungen ist BS Media GmbH, Schaffhauserstrasse 44, 8152 Glattbrugg, Schweiz. Hostplex ist ein Angebot der BS Media GmbH.
Für Datenschutzfragen und zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns über info@hostplex.ch, das Kontaktformular auf hostplex.ch mit dem Hinweis «Datenschutz» oder auf dem Postweg an die vorstehende Anschrift. Bitte übermittle keine Passwörter oder vollständigen Ausweiskopien über das Kontaktformular.
Geltung und unsere Rolle
Diese Erklärung betrifft hostplex.ch, eingehende Kontaktanfragen sowie die Anbahnung und Durchführung unserer Geschäftsbeziehungen. Massgeblich sind das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG) und die zugehörige Verordnung. Soweit die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf eine konkrete Bearbeitung anwendbar ist, beachten wir zusätzlich deren Anforderungen.
Für eigene Kontakt-, Vertrags-, Sicherheits- und Abrechnungsdaten handelt BS Media GmbH als Verantwortliche. Beim weisungsgebundenen Hosting von Personendaten unserer Geschäftskunden handeln wir im vertraglich festgelegten Umfang als Auftragsbearbeiterin. Dann bestimmt grundsätzlich der jeweilige Kunde Zweck und wesentliche Mittel; seine eigene Datenschutzerklärung und die vereinbarte AVV ergänzen die Information.
Die Erklärung ist keine pauschale Einwilligung. Ein reiner Besuch verpflichtet nicht zum Abschluss eines Vertrags oder zur Nutzung künftiger KI-Funktionen.
Websiteaufruf und technische Protokolle
Beim Aufruf der Website verarbeitet unsere Serverinfrastruktur technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu gehören IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, HTTP-Status, übertragene Datenmenge sowie die vom Browser übermittelten Angaben wie Browsertyp und gegebenenfalls Referrer. Referrer-Daten hängen von den Einstellungen und der Herkunftsseite ab.
Wir verwenden diese Angaben zur Auslieferung der Website, zur Fehleranalyse, zum Schutz vor Angriffen und zur lokalen Auswertung des Betriebs. Auf dem Server können dafür Zugriffsstatistiken aus den Serverprotokollen erstellt werden. Es wird kein externer Webanalyse- oder Werbetrackingdienst in diese Website eingebunden.
Website, Serverprotokolle und die von uns betriebenen lokalen Auswertungen werden auf eigenen Servern der BS Media GmbH in der Schweiz bearbeitet. Die Aufbewahrung richtet sich nach der grössenabhängigen Rotation der Protokolle und der betrieblich notwendigen Auswertung; bei begründeten Sicherheitsvorfällen werden erforderliche Ausschnitte bis zur Klärung gesichert. Da die Rotation nach Datenmenge erfolgt, hängt die tatsächliche Speicherdauer vom Zugriffsvolumen ab.
Kontaktformular und Korrespondenz
Das Formular erfasst deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, das gewählte Thema und deine Nachricht. Firma und Telefonnummer sind freiwillig. Hinzu kommen eine Anfragekennung, eine Referenz, Zeitangaben sowie technische Übermittlungs- und Versandinformationen. Ohne Pflichtangaben können wir die Anfrage nicht über das Formular entgegennehmen.
Die Angaben dienen der Beantwortung, persönlichen Beratung, Angebotserstellung und Dokumentation der Anfrage. Wir speichern sie in einem nicht öffentlich zugänglichen Anfrage-Eingang und übermitteln eine Benachrichtigung an unser geschäftliches Postfach auf der eigenen Schweizer Serverinfrastruktur. Bei einer Antwort gelangen die erforderlichen Inhalte an die von dir angegebene Adresse und damit auch an deinen gewählten E-Mail-Anbieter.
Aus dem Kontaktformular werden keine Inhalte an ein KI-Modell übermittelt. Es gibt dort keinen Datei-Upload und keine automatische Auswertung von Nachrichten durch externe KI. Bitte nutze es nicht für besondere Kategorien von Personendaten, vollständige Personalakten, Zugangsdaten oder geheime Geschäftsunterlagen.
Die Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise im Formular ist keine Newsletteranmeldung und keine Erlaubnis, Daten zu verkaufen. Wir verwenden die Kontaktanfrage nicht für einen Newsletter.
Spamschutz und Sicherheitsdaten
Das Formular verwendet eine zeitbezogene Sicherheitsprüfung, ein für normale Besucher unsichtbares Prüffeld sowie eine Begrenzung der Anfragehäufigkeit. Für die Begrenzung wird serverseitig eine pseudonymisierte Kennung aus der IP-Adresse mittels eines geheimnisgebundenen Hash-Verfahrens gebildet. Eine solche Kennung ist keine vollständige Anonymisierung.
Diese Daten dienen dem Schutz des Kontaktservices und werden nicht für Werbeprofile eingesetzt. Die aufbewahrten Begrenzungsdaten werden bei der technischen Bereinigung anhand einer Sieben-Tage-Grenze entfernt; die Bereinigung läuft bei einem Formularaufruf beziehungsweise einem Lauf der Versandwarteschlange. Abgelaufene Datensätze können deshalb bis zum nächsten solchen Lauf verbleiben.
In das Kontaktformular ist kein externer CAPTCHA- oder Antispamdienst eingebunden. Die Website bindet derzeit auch keinen externen Chatbot ein.
Kunden-, Vertrags- und Projektdaten
Bei einer Geschäftsbeziehung bearbeiten wir die von dir und den benannten Kontaktpersonen übermittelten Identifikations-, Firmen-, Kontakt-, Vertrags-, Leistungs-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen. Dazu zählen Korrespondenz, Auftragsdetails, technische Einstellungen und die zur Bearbeitung eines vereinbarten Supportfalls bereitgestellten Informationen.
Zwecke sind Angebot, Vertragsabwicklung, Erbringung und Sicherung der bestellten Dienste, Support, Abrechnung sowie die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten. Bei der Bereitstellung von Kontaktdaten Dritter stellst du sicher, dass du dazu berechtigt bist und die Personen angemessen informiert sind.
Inhalte, die ein Kunde in seinen gehosteten Anwendungen verarbeitet, werden nicht allein deshalb zu unseren eigenen Analyse- oder Trainingsdaten. Für eine weisungsgebundene Bearbeitung gelten die projektbezogenen Vereinbarungen und die AVV. Eine Übernahme sensibler Dokumentenbestände ist nicht mit einer gewöhnlichen Kontaktanfrage vereinbart.
KI: aktueller Stand und spätere Projekte
Aktueller Stand am 16. Oktober 2026: Bei Hostplex ist keine KI-Verarbeitung von Kundendaten aktiv. Es werden derzeit weder Kontaktanfragen noch Kundendokumente, Prompts oder personenbezogene Nutzungsinhalte von Hostplex an externe KI-Modelle oder KI-APIs gesendet.
Es ist deshalb aktuell kein externer KI-Provider in die Bearbeitung dieser Kundendaten eingebunden. Insbesondere werden OpenAI, Google/Gemini, Anthropic oder andere Modellanbieter durch die Hostplex-Website und ihr Kontaktformular nicht mit der Verarbeitung von Kundendaten beauftragt. Diese Namen bezeichnen hier keine bestehenden Auftragsverhältnisse.
Die Darstellung möglicher KI-Software auf der Website beschreibt projektbezogene Entwicklungsleistungen. Vor der Inbetriebnahme einer datenverarbeitenden KI-Funktion werden mindestens folgende Angaben konkret festgelegt und die betroffenen Personen rechtzeitig informiert:
- Welche Daten tatsächlich eingehen, etwa Texte, Beleginhalte, Namen, Kontaktdaten oder andere genau bezeichnete Dokumentinhalte, und welche davon für den Zweck notwendig sind.
- Der genaue Zweck, die konkrete Funktion, die Verantwortlichkeiten und die vorgesehenen menschlichen Prüf- und Freigabeschritte.
- Die rechtlichen Namen der Modell-, API-, Hosting- und weiteren Technologieanbieter sowie ihre Rolle und die tatsächlichen Verarbeitungs- und Speicherstaaten einschliesslich allfälliger Zugriffe aus dem Ausland.
- Speicher- und Löschfristen beim Anbieter, Protokollierung, Berechtigungen und die vertraglich und technisch festgelegte Verwendung oder Nichtverwendung für Modelltraining.
- Erforderliche AVV, Garantien für Auslandübermittlungen, gegebenenfalls Einwilligungen und eine erforderliche Datenschutz-Folgenabschätzung.
Keine automatische Einwilligung in künftige KI
Die vorstehende Beschreibung eines späteren Vorgehens erlaubt noch keine neue Bearbeitung. Eine künftige Anbieter- oder Funktionsauswahl wird vor ihrer Aktivierung transparent ergänzt. Aus dieser Erklärung ergibt sich weder ein aktueller Auslandtransfer an KI-Anbieter noch eine gegenwärtige Garantie bestimmter künftiger Speicherregionen oder Trainingsbedingungen.
Besonders schützenswerte Personendaten und geheimnisgeschützte Inhalte werden nicht über das allgemeine Kontaktformular für eine KI-Bearbeitung entgegengenommen. Dafür wären ein gesonderter Auftrag, geeignete Schutzmassnahmen und die erforderlichen Informationen und rechtlichen Voraussetzungen notwendig.
Beteiligte Anbieter und Verarbeitungsorte
Der heutige Betrieb der Hostplex-Website, des Kontaktservices, des eigenen Geschäftspostfachs und der zugehörigen Backups erfolgt durch BS Media GmbH auf eigenen Servern in der Schweiz. Es ist hierfür kein externer Hosting- oder KI-API-Anbieter mit der Verarbeitung der Website- und Anfrageinhalte beauftragt.
Für Zahlungen ist Payrexx AG, Burgstrasse 20, 3600 Thun, Schweiz, als Zahlungsdienstleister vorgesehen. Die Freischaltung befindet sich zum Stand dieser Erklärung in Abklärung. Ein blosser Besuch von hostplex.ch löst keine Verbindung zu einem Payrexx-Bezahlformular aus. Erst wenn du ein bereitgestelltes Zahlungsangebot nutzt, werden die dafür erforderlichen Angaben im jeweiligen Bezahlvorgang bearbeitet.
Je nach gewähltem Zahlungsmittel sind dann die auf der Bezahlseite bezeichneten Zahlungsanbieter, Banken und Kartensysteme beteiligt. Eigene Datenschutzpflichten dieser Anbieter und deren Verarbeitungsorte gelten für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich. Einzelheiten zur Datenbearbeitung von Payrexx sind unter payrexx.com/legal/privacy-policy zugänglich. Das Schweizer Hosting von Hostplex ist keine Zusage, dass die gesamte Zahlungsverkehrskette ausschliesslich in der Schweiz bleibt.
Bei einer E-Mail-Antwort erhält der von dir genutzte E-Mail-Anbieter die erforderlichen Kommunikationsdaten. Eine Weitergabe an Behörden erfolgt nur bei rechtlicher Verpflichtung oder einer zulässigen, erforderlichen Rechtsverfolgung. Kundendaten werden nicht verkauft.
Zahlungsdaten bei Nutzung von Payrexx
Im Zahlungsprozess werden die zur Abwicklung notwendigen Bestell- und Transaktionsdaten bearbeitet, insbesondere Name und Kontaktdaten, Rechnungsbezug, Betrag, Währung, Zahlungsstatus und Transaktionsreferenzen. Auf der Bezahlseite erhobene Zahlungsinformationen richten sich nach dem ausgewählten Zahlungsmittel.
Zwecke sind Zahlungsabwicklung, Zuordnung zu Rechnungen, Rückerstattung, Sicherheit und die Einhaltung der für die Beteiligten geltenden gesetzlichen Pflichten. Wir benötigen für die Rechnungszuordnung in der Regel den Zahlungsstatus und die Transaktionsreferenz; eine Speicherung vollständiger Kartennummern oder Kartenprüfnummern in der Hostplex-Website ist nicht vorgesehen.
Wiederkehrende Zahlungen werden nur mit einer gesonderten, erkennbaren Autorisierung eingerichtet. Die Verwendung eines Zahlungsmittels ist keine Einwilligung in KI-Verarbeitung oder Werbung.
Datenbekanntgabe ins Ausland
Der von uns selbst betriebene Website- und Kontaktservice speichert die betreffenden Daten und seine Backups in der Schweiz. Derzeit findet darüber keine Übermittlung von Kundendaten an externe KI-Anbieter im Ausland statt.
Kommunikation mit einer von dir gewählten ausländischen E-Mail-Adresse und eine künftige Nutzung internationaler Zahlungsmittel können fremde Anbieter ausserhalb der Schweiz einbeziehen. Deren jeweilige Datenflüsse werden nicht durch den Standort unserer Website auf die Schweiz beschränkt.
Beauftragen wir künftig selbst einen Dienstleister mit einer Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland, werden Empfänger, Staat und die massgebenden Garantien oder gesetzlichen Ausnahmen vor der betreffenden Bearbeitung konkret offengelegt. Bei fehlendem angemessenem Schutzniveau sind geeignete Garantien, etwa anerkannte Standarddatenschutzklauseln mit erforderlichen Ergänzungen, oder eine zulässige gesetzliche Ausnahme notwendig. Diese allgemeine Erläuterung ersetzt die konkreten Angaben für einen solchen künftigen Dienst nicht.
Wie lange Daten aufbewahrt werden
Im technischen Anfrage-Eingang erhält jede Anfrage bei der Erfassung eine Ablauffrist von 180 Tagen. Abgelaufene Anfragen werden beim nächsten Bereinigungslauf des Formulars beziehungsweise der Versandwarteschlange entfernt. Diese Regel betrifft die Anfrage-Datenbank, nicht automatisch bereits versandte E-Mail-Kopien oder gesetzlich aufzubewahrende Belege.
Korrespondenz ohne nachfolgenden Auftrag wird nur so lange aufbewahrt, wie die Bearbeitung und ein erforderlicher Nachweis dies verlangen. Nach Abschluss wird der weitere Bedarf geprüft. Bei einer Geschäftsbeziehung bleiben notwendige Vertrags- und Korrespondenzdaten für deren Dauer und anschliessend entsprechend gesetzlichen Pflichten und erforderlicher Anspruchssicherung erhalten.
Gesetzlich aufzubewahrende Geschäftsbücher und Buchungsbelege werden grundsätzlich zehn Jahre ab Ende des betreffenden Geschäftsjahres aufbewahrt. Nicht jede Kontaktanfrage ist deshalb zehn Jahre aufzubewahren. Für technische Protokolle gilt die Rotation nach Ziffer 3, für Missbrauchsschutzdaten die Bereinigung nach Ziffer 5.
Backups werden im vorgesehenen Sicherungszyklus überschrieben. Gelöschte Inhalte können bis zum jeweiligen Überschreiben noch in einer zugriffsbeschränkten Sicherung verbleiben und werden nicht zur gewöhnlichen Weiterverwendung bereitgestellt. Die konkrete Aufbewahrungs- und Wiederherstellungsfrist einer bestellten Kundenleistung wird in deren Leistungsbeschreibung festgelegt. Bei einer erforderlichen Wiederherstellung sind bereits bestehende Löschvorgaben erneut zu berücksichtigen.
Schutz und Vertraulichkeit
Die Website wird über HTTPS bereitgestellt. Der technische Anfrage-Eingang und seine Konfiguration liegen ausserhalb des öffentlichen Webordners. Zugriffsbeschränkungen, die Trennung öffentlicher und interner Dateien sowie die beschriebenen Missbrauchsschutzmassnahmen dienen dem Schutz der Daten.
Wir wählen weitere technische und organisatorische Massnahmen nach Art, Umfang und Risiko der jeweiligen Bearbeitung. Berechtigte Personen erhalten nur den für ihre Aufgabe erforderlichen Zugang. Ein Versand per gewöhnlicher E-Mail kann auch auf dem Übertragungsweg oder beim gewählten Empfänger verbleibende Risiken haben.
Keine Datenschutzerklärung garantiert vollständige technische Sicherheit. Bei einer Verletzung der Datensicherheit beurteilen wir die gesetzlich erforderlichen Massnahmen sowie Informations- und Meldepflichten.
Cookies, Schriftarten und eingebundene Inhalte
Die öffentlich bereitgestellte Website und das Kontaktformular verwenden derzeit keine Marketing-Cookies, kein Werbepixel und keinen extern eingebundenen Analysedienst. Schriftarten und Bilder werden direkt von unserem eigenen Server geladen. Es sind keine externen Karten, Videoplayer, Social-Media-Feeds oder externen CAPTCHA-Dienste eingebettet.
Die Sicherheitsprüfung des Formulars arbeitet mit kurzlebigen Angaben im Seitenaufruf und serverseitigen Prüfungen. Dafür wird kein dauerhaftes Werbeprofil im Browser angelegt. Technisch notwendige Browserfunktionen und der normale Browsercache sind davon zu unterscheiden.
Beim bewussten Öffnen eines externen Links verlässt du unsere Website; der Zielanbieter bearbeitet Verbindungsdaten unter eigener Verantwortung. Ein später genutztes externes Bezahlformular hat eigene technische Funktionen und Datenschutzhinweise. Änderungen an den eingebundenen Diensten werden vor ihrer Nutzung in den Hinweisen berücksichtigt.
Zwecke und rechtliche Voraussetzungen
Nach Schweizer Recht bearbeiten wir Personendaten nach den Grundsätzen des DSG, insbesondere zweckgebunden, verhältnismässig und transparent. Wo eine Rechtfertigung erforderlich ist, kommen je nach konkretem Fall die Vertragsabwicklung, überwiegende private oder öffentliche Interessen, gesetzliche Pflichten oder eine gültige Einwilligung in Betracht.
Soweit die DSGVO anwendbar ist, beruhen vorvertragliche Schritte und Vertragserfüllung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b, gesetzliche Pflichten auf lit. c und der sichere Betrieb, Missbrauchsschutz und notwendige Anspruchssicherung auf lit. f. Das berechtigte Interesse liegt in der sicheren und ordnungsgemässen Erbringung der angefragten Dienste. Eine erforderliche Einwilligung wird gesondert nach lit. a eingeholt und kann für die Zukunft widerrufen werden.
Deine Datenschutzrechte
Du kannst nach den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft über deine Personendaten, die Berichtigung unrichtiger Angaben und die Löschung beziehungsweise Unterlassung unzulässiger Bearbeitungen verlangen. Wo gesetzlich vorgesehen, bestehen Rechte auf Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten sowie auf Einschränkung oder Widerspruch.
Eine erteilte Einwilligung kannst du für die Zukunft widerrufen; die Rechtmässigkeit der vorherigen Bearbeitung bleibt unberührt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und andere gesetzlich zulässige Einschränkungen werden bei der Bearbeitung eines Gesuchs berücksichtigt. Soweit die DSGVO anwendbar ist, kannst du insbesondere gegen auf berechtigte Interessen gestützte Bearbeitungen aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch erheben; gegen Direktwerbung besteht ein unbedingtes Widerspruchsrecht.
Richte ein Gesuch an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktwege. Wir prüfen deine Identität nur im erforderlichen Umfang und beantworten das Gesuch innerhalb der anwendbaren gesetzlichen Frist, in der Regel innert 30 Tagen beziehungsweise nach DSGVO innerhalb eines Monats. Falls wir eine gesetzlich zulässige Fristverlängerung benötigen, informieren wir dich darüber.
Du kannst dich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), erreichbar über edoeb.admin.ch, oder bei einer anderen zuständigen Datenschutzaufsicht beschweren. Bei Daten, die ein Geschäftskunde als Verantwortlicher über uns hostet, unterstützen wir dessen Bearbeitung von Gesuchen im vereinbarten und gesetzlich vorgesehenen Umfang.
Automatisierte Entscheidungen und Änderungen
Über die Hostplex-Website werden derzeit keine ausschliesslich automatisierten Einzelentscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung getroffen und kein entsprechendes KI-Profiling betrieben. Die technische Abweisung einer offensichtlich ungültigen oder zu häufigen Formularanfrage dient der Betriebssicherheit; du erreichst uns alternativ über die Kontaktwege in Ziffer 1.
Wir passen diese Erklärung an tatsächliche Änderungen an. Vor dem Einsatz neuer KI- oder anderer Dienste werden die betroffenen Bearbeitungen, Anbieter und Orte konkret ergänzt; eine notwendige Einwilligung wird nicht durch eine blosse Textänderung ersetzt.
Stand: 16. Oktober 2026. Versionskennung: HP-DS-2026-10-16.